Polityka prywatności

Wprowadzenie

Niniejsza Polityka bezpieczeństwa informacji, zwana dalej Polityką bezpieczeństwa a także Polityką, została sporządzona w celu wykazania, że dane osobowe są przetwarzane i zabezpieczone zgodnie z wymogami prawa, dotyczącymi zasad przetwarzania i zabezpieczenia danych w spółce Arbo Projekt sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (nr KRS: 0000223246), w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO).

Wszelkie przetwarzanie danych osobowych powinno być zgodne z prawem i rzetelne. Dla osób fizycznych powinno być przejrzyste, że dotyczące ich dane osobowe są zbierane, wykorzystywane, przeglądane lub w inny sposób przetwarzane oraz w jakim stopniu te dane osobowe są lub będą przetwarzane. Zasada przejrzystości wymaga, by wszelkie informacje i wszelkie komunikaty związane z przetwarzaniem tych danych osobowych były łatwo dostępne i zrozumiałe oraz sformułowane jasnym i prostym językiem. Zasada ta dotyczy w szczególności informowania osób, których dane dotyczą, o tożsamości administratora i celach przetwarzania oraz innych informacji mających zapewnić rzetelność i przejrzystość przetwarzania w stosunku do osób, których sprawa dotyczy, a także prawa takich osób do uzyskania potwierdzenia i informacji o przetwarzanych danych osobowych ich dotyczących. Osobom fizycznym należy uświadomić ryzyka, zasady, zabezpieczenia i prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych oraz sposoby wykonywania praw przysługujących im w związku z takim przetwarzaniem. W szczególności konkretne cele przetwarzania danych osobowych powinny być wyraźne, uzasadnione i określone w momencie ich zbierania. Dane osobowe powinny być adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do celów, dla których są one przetwarzane. Wymaga to w szczególności zapewnienia ograniczenia okresu przechowywania danych do ścisłego minimum. Dane osobowe powinny być przetwarzane tylko w przypadkach, gdy celu przetwarzania nie można w rozsądny sposób osiągnąć innymi sposobami. Aby zapobiec przechowywaniu danych osobowych przez okres dłuższy, niż jest to niezbędne, administrator powinien ustalić termin ich usuwania lub okresowego przeglądu. Należy podjąć wszelkie rozsądne działania zapewniające sprostowanie lub usunięcie danych osobowych, które są nieprawidłowe. Dane osobowe powinny być przetwarzane w sposób zapewniający im odpowiednie bezpieczeństwo i odpowiednią poufność, w tym ochronę przed nieuprawnionym dostępem do nich i do sprzętu służącego ich przetwarzaniu oraz przed nieuprawnionym korzystaniem z tych danych i z tego sprzętu (Motyw 39 RODO).

Definicje

Użyte w niniejszej Polityce bezpieczeństwa definicje oznaczają:

1. Administrator Danych – Arbo Projekt sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Mińska 25, 03-808 Warszawa, nr KRS 0000223246, NIP: 113-25-24-829, tel. (22) 870-23-74;
2. PUODO - Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych - organ do spraw ochrony danych osobowych, organ nadzorczy w rozumieniu Rozporządzenia dotyczącego RODO;
3. Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej; możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;
4. Szczególne kategorie danych osobowych - dawniej tzw. dane wrażliwe, tj. dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, dane biometryczne przetwarzane w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej, dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej oraz dane dotyczące wyroków skazujących oraz naruszeń prawa lub powiązanych środków bezpieczeństwa;
5. Pracownik - pod pojęciem pracownika rozumie się zarówno osobę zatrudnioną przez Arbo Projekt sp. z o.o. w Warszawie na podstawie umowy o pracę, jak również osobę współpracującą z Arbo Projekt sp. z o.o. w Warszawie na podstawie umowy cywilnoprawnej, bądź w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, w tym także na podstawie umów o współpracę;
6. System informatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji, narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych;
7. Użytkownik – osoba upoważniona przez Administratora Danych do Przetwarzania danych osobowych;
8. Podmiot przetwarzający - oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora;
9. Zbiór danych – każdy uporządkowany zestaw danych o charakterze osobowym, dostępny według określonych kryteriów;
10. Przetwarzanie danych – jakiekolwiek operacje wykonywane na Danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie w formie tradycyjnej oraz w systemach informatycznych;
11. Usuwanie danych - zniszczenie danych osobowych lub taka ich modyfikacja, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osoby, której dane dotyczą;
12. Zabezpieczenie danych w systemie informatycznym - wdrożenie i eksploatacja stosownych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych przed ich nieuprawnionym przetwarzaniem;
13. Profilowanie - dowolna forma zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się;
14. Identyfikator użytkownika – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych jednoznacznie identyfikujący osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym (Użytkownika) w razie Przetwarzania danych osobowych w takim systemie;
15. Hasło – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych, znany jedynie osobie uprawnionej do pracy w systemie informatycznym (Użytkownikowi) w razie przetwarzania danych osobowych w takim systemie;
16. Uwierzytelnianie – działanie, którego celem jest weryfikacja deklarowanej tożsamości podmiotu (Użytkownika).

I. Postanowienia ogólne

1. Polityka dotyczy wszystkich Danych osobowych przetwarzanych w Arbo Projekt sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Mińska 25, 03-808 Warszawa, niezależnie od formy ich przetwarzania (przetwarzane tradycyjnie zbiory ewidencyjne, systemy informatyczne) oraz od tego, czy dane są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych.
2. Polityka jest przechowywana w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej w siedzibie Administratora.
3. Polityka jest udostępniana do wglądu osobom posiadającym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na ich wniosek, a także osobom, którym ma zostać nadane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, celem zapoznania się z jej treścią.
4. Dla skutecznej realizacji Polityki Administrator Danych zapewnia:
   • odpowiednie do zagrożeń i kategorii danych objętych ochroną środki techniczne i rozwiązania organizacyjne,
   • kontrolę i nadzór nad Przetwarzaniem danych osobowych,
   • monitorowanie zastosowanych środków ochrony.
5. Monitorowanie przez Administratora Danych zastosowanych środków ochrony obejmuje m.in. działania Użytkowników, naruszanie zasad dostępu do danych, zapewnienie integralności plików oraz ochronę przed atakami zewnętrznymi oraz wewnętrznymi.
6. Administrator Danych zapewnia, że czynności wykonywane w związku z przetwarzaniem i zabezpieczeniem danych osobowych są zgodne z niniejszą polityką oraz odpowiednimi przepisami prawa.

II. Dane osobowe przetwarzane u Administratora danych

1. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora Danych gromadzone są w zbiorach danych.
2. Administrator danych nie podejmuje czynności przetwarzania, które mogłyby się wiązać z poważnym prawdopodobieństwem wystąpienia wysokiego ryzyka dla praw i wolności osób. W przypadku planowania takiego działania Administrator wykona czynności określone w art. 35 i nast. RODO.
3. W przypadku planowania nowych czynności przetwarzania Administrator dokonuje analizy ich skutków dla ochrony danych osobowych oraz uwzględnia kwestie ochrony danych w fazie ich projektowania.
4. Administrator danych nie prowadzi rejestru czynności przetwarzania.

III. Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie zarządzania bezpieczeństwem

1. Wszystkie osoby zobowiązane są do przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i zgodnie z ustaloną przez Administratora Danych Polityką Bezpieczeństwa Informacji, Instrukcją Zarządzania Systemem Informatycznym, a także innymi dokumentami wewnętrznymi i procedurami związanymi z Przetwarzaniem danych osobowych w Arbo Projekt sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie.
2. Wszystkie dane osobowe są przetwarzane z poszanowaniem zasad przetwarzania przewidzianych przez przepisy prawa:
   1. W każdym wypadku występuje chociaż jedna z przewidzianych przepisami prawa podstaw dla przetwarzania danych.
   2. Dane przetwarzane są rzetelnie i w sposób przejrzysty.
   3. Dane osobowe zbierane są w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami.
   4. Dane osobowe są przetwarzane jedynie w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia celu przetwarzania danych.
   5. Dane osobowe są prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane.
   6. Czas przechowywania danych jest ograniczony do okresu ich przydatności do celów, do których zostały zebrane, a po tym okresie są one anonimizowane bądź usuwane.
   7. Wobec osoby, której dane dotyczą, wykonywany jest obowiązek informacyjny zgodnie z treścią art. 13 i 14 RODO.
   8. Dane są zabezpieczone przed naruszeniami zasad ich ochrony.
3. Za naruszenie lub próbę naruszenia zasad przetwarzania i ochrony Danych osobowych uważa się w szczególności:
   1. naruszenie bezpieczeństwa Systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe, w razie ich przetwarzania w takich systemach;
   2. udostępnianie lub umożliwienie udostępniania danych osobom lub podmiotom do tego nieupoważnionym;
   3. zaniechanie, choćby nieumyślne, dopełnienia obowiązku zapewnienia danym osobowym ochrony;
   4. niedopełnienie obowiązku zachowania w tajemnicy Danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia;
   5. przetwarzanie Danych osobowych niezgodnie z założonym zakresem i celem ich zbierania;
   6. spowodowanie uszkodzenia, utraty, niekontrolowanej zmiany lub nieuprawnione kopiowanie Danych osobowych;
   7. naruszenie praw osób, których dane są przetwarzane.
4. W przypadku stwierdzenia okoliczności naruszenia zasad ochrony danych osobowych Użytkownik zobowiązany jest do podjęcia wszystkich niezbędnych kroków, mających na celu ograniczenie skutków naruszenia i do niezwłocznego powiadomienia Administratora Danych.
5. Do obowiązków Administratora Danych w zakresie zatrudniania, zakończenia lub zmiany warunków zatrudnienia pracowników lub współpracowników (osób podejmujących czynności na rzecz Administratora Danych na podstawie innych umów cywilnoprawnych) należy dopilnowanie, by:
   1. pracownicy byli odpowiednio przygotowani do wykonywania swoich obowiązków,
   2. każdy z przetwarzających Dane osobowe był pisemnie upoważniony do ich przetwarzania,
   3. każdy pracownik zobowiązał się do zachowania przetwarzanych danych osobowych w tajemnicy.
6. Pracownicy zobowiązani są do:
   1. ścisłego przestrzegania zakresu nadanego upoważnienia,
   2. przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami,
   3. zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia,
   4. zgłaszania incydentów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa danych oraz niewłaściwym funkcjonowaniem systemu.

IV. Obszar przetwarzania danych osobowych

1. Obszar, w którym przetwarzane są Dane osobowe znajduje się na terenie Arbo Projekt sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Mińska 25, 03-808 Warszawa.
2. Dodatkowo obszar, w którym przetwarzane są Dane osobowe, stanowią wszystkie urządzenia przenośne oraz inne nośniki danych znajdujące się poza obszarem wskazanym powyżej.

V. Określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych

1. Administrator Danych zapewnia zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności, rozliczalności i ciągłości Przetwarzanych danych.
2. Zastosowane środki ochrony (techniczne i organizacyjne) powinny być adekwatne do stwierdzonego poziomu ryzyka dla poszczególnych systemów, rodzajów zbiorów i kategorii danych. Środki obejmują:
   1. Ograniczenie dostępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe, jedynie do osób odpowiednio upoważnionych. Inne osoby mogą przebywać w pomieszczeniach wykorzystywanych do przetwarzania danych jedynie w towarzystwie osoby upoważnionej.
   2. Zamykanie pomieszczeń tworzących obszar Przetwarzania danych osobowych określony w pkt IV powyżej na czas nieobecności pracowników, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób trzecich.
   3. Wykorzystanie zamykanych szafek i sejfów do zabezpieczenia dokumentów.
   4. Wykorzystanie niszczarki do skutecznego usuwania dokumentów zawierających dane osobowe.
   5. Ochronę sieci lokalnej przed działaniami inicjowanymi z zewnątrz przy użyciu sieci firewall.
   6. Wykonywanie kopii awaryjnych danych na pamięci zewnętrznej (tzw. backup).
   7. Ochronę sprzętu komputerowego wykorzystywanego u Administratora przed złośliwym oprogramowaniem.
   8. Zabezpieczenie dostępu do urządzeń znajdujących się w siedzibie Administratora przy pomocy haseł dostępu.
   9. Wykorzystanie szyfrowania danych przy ich transmisji.

VI. Naruszenia zasad ochrony danych osobowych

1. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Administrator dokonuje oceny, czy zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
2. W każdej sytuacji, w której zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator zgłasza fakt naruszenia zasad ochrony danych organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki – jeżeli to wykonalne, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia.
3. Jeżeli ryzyko naruszenia praw i wolności jest wysokie, Administrator zawiadamia o incydencie także osobę, której dane dotyczą.

VII. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Administrator Danych Osobowych może powierzyć przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi wyłącznie w drodze umowy zawartej w formie pisemnej, zgodnie z wymogami wskazanymi dla takich umów w art. 28 RODO.
2. Przed powierzeniem przetwarzania danych osobowych Administrator w miarę możliwości uzyskuje informacje o dotychczasowych praktykach procesora dotyczących zabezpieczenia danych osobowych.

VIII. Przekazywanie danych do państwa trzeciego

Administrator Danych Osobowych nie będzie przekazywał danych osobowych do państwa trzeciego, poza sytuacjami, w których następuje to na wniosek osoby, której dane dotyczą.

IX. Postanowienia końcowe

1. Za niedopełnienie obowiązków wynikających z niniejszego dokumentu pracownik ponosi odpowiedzialność na podstawie Kodeksu pracy, przepisów o ochronie danych osobowych oraz Kodeksu karnego w odniesieniu do danych osobowych objętych tajemnicą zawodową.
2. Integralną część niniejszej Polityki bezpieczeństwa stanowią następujące załączniki:
   • Upoważnienie do przetwarzania Danych osobowych);
   • Karta szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych;
   • Oświadczenie osoby upoważnionej do przetwarzania danych osobowych;
   • Wzór zgłoszenia naruszenia incydentu naruszenia ochrony danych osobowych;
   • Wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe;
   • Wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania danych.